331.10 आंतरिक संचार

उद्देश्य: इस नीति का उद्देश्य Larimer काउंटी के भीतर आंतरिक संचार की भूमिका और कार्य की पहचान करना है, साथ ही Larimer काउंटी के मार्गदर्शक सिद्धांतों और रणनीतिक प्राथमिकताओं (संदर्भ C) को सुदृढ़ करने के लिए आंतरिक संचार को बढ़ाना और सुव्यवस्थित करना है। इसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि कर्मचारियों को प्रसारित की जाने वाली जानकारी सामग्री और मात्रा दोनों में प्रासंगिक, उपयोग में आसान, सटीक और उपयुक्त है। Larimer काउंटी संचार चैनलों के उपयोगकर्ताओं से अपेक्षा की जाती है कि वे काउंटी उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग करें और इस नीति का अनुपालन करें।

स्कोप: यह नीति और प्रक्रिया लैरीमर काउंटी के सभी कर्मचारियों और आठवें न्यायिक जिले के जिला अटॉर्नी कार्यालय के कर्मचारियों पर लागू होती है।

ज़िम्मेदारी:  मानव संसाधन निदेशक इस नीति का संचालन करता है।

विशिष्ठ जरूरतें:  कोई नहीं

पुनरीक्षण अनुभाग (पूर्व नीति से महत्वपूर्ण परिवर्तन):
नई नीति और प्रक्रिया

नीति और प्रक्रिया:

I. सामान्य नीति
लैरीमर काउंटी उम्मीद करती है कि कर्मचारी काउंटी उद्देश्यों के लिए और इस और अन्य प्रासंगिक नीतियों और प्रक्रियाओं के अनुपालन में संबद्ध संचार उपकरणों (संदर्भ बी) का उपयोग करेंगे।

ए निर्णय निर्माता। Larimer काउंटी के निर्णय निर्माता यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि सभी कर्मचारियों को वह जानकारी और संचार प्राप्त हो जो उन्हें प्रभावी ढंग से अपना काम पूरा करने के लिए चाहिए।

बी कर्मचारी। कर्मचारियों से उम्मीद की जाती है कि वे काउंटी-व्यापी ईमेल और कर्मचारी न्यूज़लेटर्स सहित आंतरिक संचार पढ़ेंगे।

द्वितीय। संचार के पहचाने गए स्तर
संचार की प्राथमिकता बनाने और कर्मचारियों के लिए संचार अधिभार को कम करने के लिए, नीचे वर्णित अनुसार संचार के तीन स्तर होंगे।

A. प्राथमिकता: प्राथमिकता संचार लैरीमर काउंटी के सभी कर्मचारियों के लिए है। प्राथमिकता वाले संदेशों की सामग्री में कर्मचारियों के लिए आवश्यक जानकारी शामिल है ताकि वे अपना काम पूरा कर सकें, साथ ही लैरीमर काउंटी के साथ अपने रोजगार और लाभ पैकेज को बढ़ाने के लिए कार्यक्रमों का उपयोग कर सकें (संदर्भ ए)। प्राथमिकता संचार में शामिल हो सकता है, लेकिन काउंटी-व्यापी ईमेल, अंदरूनी जानकारी, काउंटी प्रबंधक से संदेश, प्रक्रिया परिवर्तन, कार्यक्रम घोषणाएं, सिस्टम या आपातकालीन अलर्ट, कर्मचारी सर्वेक्षण, और काउंटी प्रबंधन द्वारा "प्राथमिकता" मानी जाने वाली कोई भी जानकारी शामिल हो सकती है।

बी माध्यमिक: माध्यमिक संचार दो उद्देश्यों में से एक को पूरा करेगा। पहला सभी कर्मचारियों को प्रभावित कर सकता है लेकिन पढ़ने या जवाब देने में तुरंतता की आवश्यकता नहीं है; और दूसरा, एक लक्षित कर्मचारी जनसांख्यिकीय को प्रभावित करता है जैसे कार्य स्थान, विभाग, लिंग या आयु विशिष्ट, या काउंटी के भीतर भूमिकाएं। माध्यमिक संचार में लाभ अनुस्मारक, बिल्डिंग अलर्ट, विभाग-विशिष्ट प्रशिक्षण, लक्षित ईमेल, कर्मचारी पहचान और बुलेटिन बोर्ड घोषणाएं शामिल हो सकती हैं, लेकिन यह इतनी ही सीमित नहीं है।

C. सामान्य: सामान्य संचार Larimer काउंटी के रोजगार से संबंधित नहीं है, लेकिन इसमें संगठन के लिए प्रासंगिक सामग्री शामिल है और आम तौर पर इसे जनता के साथ भी साझा किया जाता है। सामान्य संचार में कार्यक्रम की घोषणाएं, कार्यक्रम के निमंत्रण, सार्वजनिक सूचना, भवन बंद करना, सामुदायिक प्रतिक्रिया, और कार्यक्रम अनुदान संचय शामिल हो सकते हैं, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है।

तृतीय। काउंटी-व्यापी ईमेल

ए ईमेल के तरीके। काउंटी-व्यापी ईमेल दो तरीकों में से एक के माध्यम से भेजे जाते हैं।

1. जीमेल - जीमेल के माध्यम से भेजे जाने वाले काउंटी-व्यापी ईमेल में विषय पंक्ति की शुरुआत में [सीडब्ल्यू] होना चाहिए, प्रेषक का नाम टू: फ़ील्ड और काउंटी-वाइड बीसीसी: फ़ील्ड में होना चाहिए। जीमेल से जुड़ा कोई एनालिटिक्स नहीं है।

2. MailChimp - MailChimp के माध्यम से भेजे जाने वाले काउंटी-व्यापी ईमेल में विषय पंक्ति की शुरुआत में [CW] होना चाहिए। MailChimp के माध्यम से ओपन और क्लिक रेट जैसे एनालिटिक्स उपलब्ध हैं।

एक। खुली दर - कर्मचारियों द्वारा खोले गए ईमेल का प्रतिशत।

बी। क्लिक दर - ईमेल में सूचीबद्ध बाहरी लिंक पर क्लिक करने वाले कर्मचारियों का प्रतिशत।

बी योग्यता। काउंटी-व्यापी ईमेल प्राथमिकता संचार स्तर के अंतर्गत आते हैं, और सामग्री को इस संचार चैनल के माध्यम से साझा करने के लिए निम्नलिखित श्रेणियों में से एक को पूरा करना होगा।

1. एक नई सेवा, संसाधन, या प्रक्रिया में बदलाव की घोषणा करना, और 70% से अधिक कर्मचारी आबादी को प्रभावित करना।

2. एक सर्वेक्षण, प्रपत्र, या अन्य कार्रवाई के माध्यम से 70% से अधिक कर्मचारी आबादी से प्रतिक्रिया, प्रतिक्रिया या कार्रवाई का अनुरोध करना।

3. भवन बंद होने, खराब मौसम, या सुरक्षा संबंधी चिंताओं के बारे में आपातकालीन सूचनाएं।

4. कर्मचारी जनसंख्या के 70% से अधिक को प्रभावित करने वाली प्रणाली या सॉफ़्टवेयर समस्याएँ।

सी। जिम्मेदारी

1. काउंटी-व्यापी ईमेल: काउंटी-व्यापी ईमेल की समीक्षा की जाएगी और मानव संसाधन संचार और मीडिया विशेषज्ञ द्वारा देश-व्यापी ईमेल की सामग्री और दर्शकों की स्वीकृति और शेड्यूलिंग के लिए अनुमोदित किया जाएगा।

एक। ईमेल internalcomms@larimer.org और काउंटी-व्यापी ईमेल के लिए ईमेल सामग्री, ऑडियंस और अनुरोधित तिथियां शामिल करें। सीडब्ल्यू ईमेल अनुरोध फॉर्म का उपयोग करके भी संपर्क शुरू किया जा सकता है (संलग्नक 1 देखें)।

2. सिस्टम या सॉफ़्टवेयर समस्याएँ: सिस्टम या सॉफ़्टवेयर समस्याओं से संबंधित काउंटी-व्यापी ईमेल उपयुक्त विभाग द्वारा नियंत्रित किए जाएंगे, जिसके पास सिस्टम या सॉफ़्टवेयर का स्वामित्व है, और इसके लिए मानव संसाधन संचार और मीडिया विशेषज्ञ से किसी अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है। 

3. आपातकालीन सूचनाएं: आपातकाल की प्रकृति के आधार पर, आपातकालीन सूचनाओं को काउंटी प्रबंधक, सुविधा कर्मचारी, या आईटी कर्मचारी द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है, और इसके लिए मानव संसाधन संचार और मीडिया विशेषज्ञ से किसी अनुमोदन की आवश्यकता नहीं होती है।

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जॉन केफलास
अध्यक्ष, काउंटी आयुक्तों का बोर्ड
(बीओसीसी द्वारा स्वीकृत - सहमति एजेंडा - 08/10/2021)
(रिकॉर्ड्स प्रबंधन में दायर मूल पर हस्ताक्षर)

वितरण:
सभी काउंटी विभाग और निर्वाचित अधिकारी
रिकॉर्ड्स प्रबंधन एसओपी मैनुअल (मूल)

जेजी / वीएल

दिनांक: 10 अगस्त, 2021

प्रभावी अवधि: अधिक्रमित होने तक

समीक्षा अनुसूची: हर पांच साल जुलाई में, या आवश्यकतानुसार

रद्द करना: कोई नहीं

संलग्नक:

1. काउंटी-वाइड ईमेल अनुरोध फ़ॉर्म

संदर्भ:

1. आंतरिक संचार कार्यक्रम
2. वर्तमान संचार उपकरण
3. शासी नीतियां मैनुअल 4.0; बोर्ड के उद्देश्य और रणनीतिक लक्ष्य