पर्यवेक्षक मार्गदर्शन

कर्मचारियों के लिए लचीले शेड्यूल के लिए पर्यवेक्षकों के पास बहुत सारे विकल्प हैं। सबसे पहले, पर्यवेक्षक वैकल्पिक समय-सारणी की अनुमति दे सकते हैं, जैसे कर्मचारियों को पारंपरिक पाँच आठ-घंटे के दिनों के बजाय चार दस-घंटे काम करने की अनुमति देना। कृपया अपने साथ बात करें ह्यूमन रिसोर्स जनरलिस्ट इन अनुसूचियों को उचित रूप से लागू करने के तरीके के विवरण के लिए।

पर्यवेक्षक कर्मचारियों को अपना समय इस तरह से फ्लेक्स करने की अनुमति दे सकते हैं जो कर्मचारी की नौकरी को पूरा करता है, लेकिन कर्मचारी को परिवार या अन्य व्यक्तिगत दायित्वों को पूरा करने में भी लचीलापन देता है। एक पर्यवेक्षक "मुख्य घंटे" निर्धारित कर सकता है कि उनके कर्मचारियों से सक्रिय रूप से काम करने की उम्मीद की जाती है, लेकिन इसके बाहर अपना समय फ्लेक्स कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक पर्यवेक्षक 10am-3pm को मुख्य घंटे के रूप में सेट करता है। इस दौरान सभी कर्मचारियों को उपस्थित रहना होगा। फिर, कर्मचारी ए दोपहर के भोजन के लिए आधे घंटे के साथ सुबह 6:30 बजे से दोपहर 3 बजे तक काम कर सकता है। कर्मचारी बी लंच के लिए आधे घंटे के साथ सुबह 8:30-शाम 5 बजे तक काम कर सकता है। कर्मचारी सी लंच के लिए आधे घंटे के साथ सुबह 10 बजे से शाम 6:30 बजे तक काम कर सकता है।

एक पर्यवेक्षक कर्मचारियों को अलग-अलग दिनों में अलग-अलग घंटे काम करने की अनुमति भी दे सकता है और उनकी प्रति काउंटी नीति के अनुसार उनकी टाइमशीट पर रिपोर्ट कर सकता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी सोमवार, बुधवार और शुक्रवार को सुबह 6 बजे से शाम 4:30 बजे तक और मंगलवार और गुरुवार को सुबह 8 बजे से दोपहर 1:30 बजे तक काम कर सकता है।

किसी दिए गए परिस्थिति में इनमें से कौन सा शेड्यूल सबसे अच्छा है, यह विभाग की ज़रूरतों, कर्मचारी की नौकरी और कर्मचारी की ज़रूरतों पर निर्भर करता है। प्रत्येक पर्यवेक्षक को कवरेज, ग्राहकों तक पहुंच और वैकल्पिक शेड्यूल देने में अन्य कर्मचारियों पर प्रभाव के लिए अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं का आकलन करना चाहिए।

यदि किसी विभाग या कार्यसमूह में बड़ी संख्या में कर्मचारी वैकल्पिक कार्यक्रम चाहते हैं या उसकी आवश्यकता है, तो पर्यवेक्षक या निर्णय निर्माता को प्रत्येक अनुरोध पर जानकारी प्राप्त करनी चाहिए, कर्मचारियों के साथ संवाद करना चाहिए और यह निर्धारित करना चाहिए कि विभाग की व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छा क्या है। कर्मचारियों के साथ संवाद प्रमुख रहेगा।

कर्मचारी का उत्तरदायित्व   

कर्मचारियों को पहले अपने पर्यवेक्षक और/या निर्णय निर्माता के साथ एक वैकल्पिक/लचीली अनुसूची पर चर्चा करनी चाहिए, और उनका अनुमोदन प्राप्त करना चाहिए। यदि कर्मचारी पारिवारिक या व्यक्तिगत दायित्वों के लिए एक लचीली अनुसूची का अनुरोध कर रहे हैं, तो कर्मचारियों को उन दायित्वों के बारे में स्पष्ट होना चाहिए। जब कर्मचारी और उनके पर्यवेक्षक और/या निर्णय निर्माता के बीच एक लचीली अनुसूची पर सहमति हो गई है, तो एक कर्मचारी को अपने Google कैलेंडर को अपने काम के घंटों और दूरस्थ कार्य दिवसों (यदि आवश्यक हो) के साथ स्पष्ट रूप से अपडेट करके अपनी टीम के सदस्यों को अपनी नई समय-सारणी के बारे में बताना चाहिए। उनके कैलेंडर पर नोट किया जाता है, या अन्य तरीकों से उनके पर्यवेक्षक द्वारा निर्धारित किया जाता है। 

दूरस्थ कर्मचारियों का प्रबंधन करने वाले पर्यवेक्षकों के लिए काउंटी के पास सहायक संसाधन और प्रशिक्षण है। प्रशिक्षण संसाधनों के लिए, इस कार्यक्रम का प्रशिक्षण खंड देखें। लर्निंग मैनेजमेंट सिस्टम में लिंक्डइन लर्निंग से इस विषय पर वीडियो हैं। प्रौद्योगिकी उपकरण भी हैं जो संचार में मदद कर सकते हैं। दूरस्थ कर्मचारी के साथ आगे-पीछे बातचीत करने के लिए पर्यवेक्षक ज़ूम के चैट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। विभागों और कार्यालयों के पास उनके कार्य समूह के लिए अन्य उपकरण उपलब्ध हो सकते हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है और उन्हें उपयुक्त विकल्पों का पता लगाने के लिए काउंटी आईटी कर्मचारियों के साथ काम करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।  

एक से अधिक लोगों के साथ मीटिंग होने पर, पर्यवेक्षक ज़ूम का उपयोग करके वीडियो मीटिंग सेट कर सकते हैं। यह टीम के सदस्यों को एक-दूसरे को देखने की अनुमति देता है, इसलिए मीटिंग के लिए सभी को एक कमरे में रखना अधिक पसंद है। यह दूरस्थ कर्मचारियों को शामिल होने में मदद कर सकता है, खासकर जब विभाग बैठकों के लिए कैमरों के उपयोग को प्रोत्साहित करते हैं।

कर्मचारी परियोजनाओं और लक्ष्यों को ट्रैक करने के लिए ट्रेलो या जीरा जैसे टूल का उपयोग करना मददगार हो सकता है। कर्मचारी और पर्यवेक्षक दोनों एक ही समय में बोर्ड को देख सकते हैं और चल रहे कार्य पर चर्चा कर सकते हैं। वे टू-डू सूचियों में आइटम भी रख सकते हैं, उन्हें हटा सकते हैं या "पूर्ण" क्षेत्र में जा सकते हैं। टीमें इसका उपयोग यह ट्रैक करने के लिए भी कर सकती हैं कि कौन से आइटम टीम के अलग-अलग सदस्यों के लिए जिम्मेदार हैं।  

Google डॉक्स और शीट के माध्यम से सहयोग पर्यवेक्षकों और कर्मचारियों या टीमों के लिए भी सहायक हो सकता है। ये कई व्यक्तियों को एक ही समय में एक ही दस्तावेज़ को देखने और रीयल-टाइम परिवर्तन और अपडेट देखने की अनुमति देते हैं। कर्मचारी यह भी ट्रैक कर सकते हैं कि कौन कौन से सुझाव देता है। 

दूरस्थ श्रमिकों के साथ स्पष्ट, निरंतर संचार महत्वपूर्ण है। इन कर्मचारियों के साथ नियमित चेक-इन करना महत्वपूर्ण है ताकि वे अलग-थलग या उपेक्षित महसूस न करें। यदि प्रदर्शन संबंधी चिंताएँ हैं, तो पर्यवेक्षकों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे इन्हें तुरंत और सीधे संबोधित करें। अगर चिंताओं को तुरंत दूर नहीं किया जाता है, तो वे जल्दी से बड़े मुद्दे बन सकते हैं। कर्मचारियों के लिए यह न जानना भी उचित नहीं है कि उनके प्रदर्शन के साथ समस्याएँ हो सकती हैं।

दूर-दराज के कर्मचारियों के प्रबंधन में सहायता के लिए पर्यवेक्षकों से संपर्क कर सकते हैं ह्यूमन रिसोर्स जनरलिस्ट किसी भी समय सहायता के लिए।